Les clés d'une communication interne réussie


Par Nicolas Rolland, Directeur du pôle Stratégies (Ultramedia)


Les entreprises doivent faire face à de nombreux défis pour se maintenir en place ou prendre de l’avance sur leurs marchés. Pour y parvenir, elles se mettent en ordre de marche à grand renfort de stratégie, de plans d’actions, d’outils et de processus complexes… qui, pour être efficaces, nécessitent l’adhésion des collaborateurs. Mais il suffit qu’une dissonance s’installe, et c’est toute la courroie de transmission de l’entreprise qui se grippe. Résultat : perte de sens, désengagement et collaborateurs en souffrance. 

Comment la communication interne peut-elle se mettre au service des enjeux business et humains dans ces périodes de turbulences ? Une affaire de bonnes pratiques, guidées par le bon sens, mais aussi de méthodologie !

Des bonnes pratiques pour commencer

Saturation des boîtes mails, multiplication des outils, absence de transversalité ou défaut d’alignement entre les informations stratégiques et opérationnelles : la communication interne bute souvent sur les mêmes problématiques. Revue de quelques bonnes pratiques qui, si elles semblent évidentes, n’en restent pas moins efficaces. 

#1 Se mettre à l’écoute
Écouter et répondre aux préoccupations du terrain, au plus près de la réalité, est essentiel. Pour y parvenir, les communications unilatérales et descendantes doivent céder le terrain au dialogue avec des collaborateurs de plus en plus attentifs à leurs conditions de travail et au sens qu’ils lui donnent.

#2 Donner des perspectives
Considérer tous les publics internes comme capables de comprendre les orientations stratégiques, à court ou à long terme, dès lors qu’elles sont expliquées clairement, objectivées et motivées. C’est le meilleur moyen d’engager ses publics pour en faire des acteurs du changement.

#3 Adopter la transparence
Rompre avec la langue de bois et les silences pour éviter d’avoir des collaborateurs désengagés, qui ne font plus confiance à leur direction.
Cela implique certes de valoriser les bonnes initiatives, mais sans oblitérer les écueils, pour en tirer des retours d’expériences sincères, utiles et constructifs. 

#4 Être accessible
Tous les individus ne sont pas sensibles aux mêmes discours.
Être accessible, c’est être capable d’adapter son message au public visé. 

#5 Garder le rythme
Créer des rendez-vous réguliers, facilement identifiables.
Optimiser sa gouvernance pour hiérarchiser sa communication et offrir la primeur de l’information à l’interne.
Savoir changer de rythme entre des longs formats de décryptage et de l’infotainment en snack content, sans jamais tomber dans l’infobésité.

De la méthode, pour définir un cap, et le tenir ! 

Au-delà de ces bonnes pratiques, qui relèvent en partie du bon sens, un peu de méthode et d’accompagnement sont nécessaires. Chez Ultramedia, nous avons mis en place une méthodologie « LEAD® » pour construire de façon itérative l’histoire réussie de votre communication interne. Elle repose sur trois étapes clés :

    1.    Identifier les problématiques qui se nouent au sein de vos équipes
Plus qu’une question d’outils, l’objectif est de creuser les besoins sous-jacents et les attentes pour bien identifier les enjeux :  s’agit-il d’un sujet de sens, de perspective, voire de culture d’entreprise et de collectif ?
    ⇨    Notre approche, l’immersion : 
    -    Observer les usages et les comportements internes
    -    Interviewer vos collaborateurs
    -    Définir vos personae internes

    2.    Construire votre feuille de route stratégique de façon collaborative
Appréhender le contexte, définir le sens, imaginer rapidement des solutions opérationnelles grâce aux inputs de vos différents profils de collaborateurs sont les clés du succès. Les solutions émaneront du terrain et leur mise en œuvre en sera d’autant plus facilitée.
    ⇨    Notre approche : ateliers LEGO® SERIOUS PLAY®
    -    Construire en équipe une ambition partagée avec un défi commun
    -    Être tous alignés sur le sens de la démarche
    -    Adopter un langage commun
    -    Identifier les actions prioritaires à adresser
    -    Prendre en compte un système complexe
    -    Favoriser la rapidité d'exécution
    -    Fédérer l’ensemble des parties prenantes au projet

    3.    Déployer votre plan de communication dans une logique d’impact et de performance
Sur la base des insights terrain, nous positionnons votre communication interne à travers une promesse claire, une offre de services utiles, des territoires d’expression hiérarchisés, une gouvernance optimisée en fonction de votre organisation, des points de contact différenciés et un plan de communication reposant sur des objectifs SMART.
    ⇨    Notre approche : 
    -    Formaliser une promesse et des territoires d’expression
    -    Définir des rituels de communication
    -    Rationaliser les outils
    -    Mettre en place un workflow de gouvernance 
    -    Concevoir, produire et animer vos contenus
    -    Mesurer leur performance via nos datawatch®

Si vous vous reconnaissez dans cette histoire, si vous avez envie de témoigner ou s’il est temps de réenchanter votre prochain plan de communication, keep in touch ☺.